Die Verwaltung mehrerer E-Mail-Konten: Es kommt auf ein einziges Protokoll an

Fast jede Suche zu diesem Thema ist dieselbe Frage, nur achtmal anders formuliert: alle meine Postfächer an einem Ort, in einer App. Kein Ablagesystem, keine Namenskonvention, ein Fenster. Diese Frage hat eine präzise technische Antwort, und die hat nichts mit Disziplin oder Tools zu tun. Es geht darum, ob der jeweilige Anbieter einem Mail-Client überhaupt Zugriff auf das Postfach gewährt.

Ein einziges Protokoll entscheidet alles

Ein Mail-Client holt Nachrichten über IMAP oder das ältere POP3 und sendet über SMTP. Wenn ein Anbieter IMAP anbietet, kann dieses Postfach in Thunderbird, Outlook oder Apple Mail neben allen anderen leben – und das Aggregationsproblem ist gelöst. Wenn nicht, bleibt das Postfach hinter seinem eigenen Web-Login und seinem eigenen Tab, und kein noch so ausgeklügeltes Workflow-Design ändert daran etwas.

Das heißt: Die wirklich nützliche Frage beim Anschaffen oder Auswählen von Postfächern ist nie, wie viele du organisiert halten kannst. Sondern welche davon sich überhaupt in einem Client öffnen lassen.

Die Verfügbarkeits-Verteilung, gemessen an 4.744 aktiven Angeboten

Hier kommt der Teil, der wirklich überrascht, heute gemessen an allen aktiven E-Mail-Angeboten auf dem Marktplatz. Der Anteil der Angebote, die IMAP im Titel nennen, nach Anbieter:

• Fast immer: AOL mit etwa neun von zehn, T-Online und Yahoo mit mehr als acht, Rambler mit knapp acht, GMX mit etwa drei Vierteln.
• Manchmal: Outlook mit etwa drei von zehn, Firstmail mit einem Viertel.
• Selten: Hotmail, Mail.com, Proton und Mail.ru alle bei etwa einem von acht. Yandex bei drei von hundert.
• Fast nie: Onet bei einem von hundert und Gmail bei achtzehn Angeboten von 1.636. Bildungsadressen und Wegwerf-Mail: gar nicht.

Lies die letzte Zeile noch einmal, denn sie kehrt die naheliegende Annahme um. Das Gmail-Regal ist das größte auf der Seite, um mehr als das Doppelte, es ist der Anbieter, nach dem die meisten zuerst greifen – und genau der, bei dem das benötigte Protokoll praktisch nie angeboten wird. Die kleinen regionalen Anbieter, an die niemand denkt, sind die, bei denen ein Mail-Client einfach funktioniert.

Wenn das eigentliche Ziel also ein Fenster mit allem ist, dann ist der Anbieter, den du aus Reflex gewählt hättest, genau der, der das Ziel zunichtemacht. Das ist kein Grund, Gmail zu meiden – das wird aus ganz anderen Gründen gewählt –, aber es ist ein Grund, aufzuhören zu erwarten, dass ein gemischter Satz Postfächer sich einheitlich verhält.

Zwei-Faktor-Authentifizierung ist es, die die Tür verschließt

Der Mechanismus hinter dieser Spaltung ist es wert, verstanden zu werden, denn er sagt dir auch, was du kaufen solltest. Wenn ein Anbieter Zwei-Faktor-Authentifizierung vorschreibt, kann ein Mail-Client keinen zweiten Faktor vorweisen. Die Antwort des Anbieters ist ein App-Passwort: eine separate Zugangsdaten, die speziell für einen Client ausgestellt wird, der die interaktive Abfrage nicht leisten kann.

Auf diesem Marktplatz nennen 247 aktive Angebote ein App-Passwort im Titel, und sie kosten fast das Dreifache des Medians des E-Mail-Regals. Diese Prämie ist die ganze Geschichte in einer Zahl. Wo der Anbieter den Client-Zugriff standardmäßig sperrt, ist die Zugangsdaten, die ihn wieder öffnet, der teure Teil des Angebots – und wo der Anbieter ihn nie gesperrt hat, verlangt niemand Geld für den Schlüssel.

Praktisch: Wenn ein Angebot Zwei-Faktor-Authentifizierung angibt, aber nichts über IMAP oder ein App-Passwort sagt, geh von reinem Web-Login aus – und davon, dass dieses Postfach sich nicht in deinen Client einfügt.

Was du prüfen solltest, bevor du dich auf einen Satz Postfächer festlegst

• Das Protokoll, beim Namen genannt. IMAP, POP3, SMTP. Nicht „voller Zugriff“, das ist eine Marketing-Phrase ohne feste Bedeutung. Die Titel hier nennen die Protokolle, wenn sie verfügbar sind – Schweigen ist also aussagekräftig.
• Ein App-Passwort, falls Zwei-Faktor aktiv ist. Ohne eines lassen sich die beiden Fakten nicht kombinieren.
• Ob es nur Web ist. Ein paar Angebote sagen das unmissverständlich. Glaub ihnen.
• Der Anbieter, nicht der Preis. Die günstigen Regale und die IMAP-Regale überschneiden sich stark, was schnell den Schluss nahelegt, IMAP sei billig. Ist es nicht. Diese Lesart ist ein Artefakt davon, welche Anbieter zufällig günstig sind – und innerhalb des Regals eines einzelnen Anbieters kehrt sich das Bild um.

Wo die Postfächer liegen – auch an einem Ort, wo du nicht suchen würdest

Die E-Mail-Kategorie ist der Ort, an dem fast alles davon liegt, nach Anbieter aufgeteilt. Eine Besonderheit ist wissenswert: Drei Proton.me-Postfach-Angebote liegen stattdessen in der Proxy-Kategorie, weil ihre Titel erwähnen, dass ein VPN im Account enthalten ist. Es sind ganz normale Postfach-Angebote mit IMAP, POP3, SMTP und Webmail im Text – und sie tauchen nicht auf, wenn du nur das E-Mail-Regal durchsuchst. Wenn du gezielt nach Proton suchst, schau in beiden nach.

Wenn du schon dort bist: Die Proxy-Kategorie besteht selbst größtenteils nicht aus Proxys – von ihren 82 aktiven Angeboten sind 35 Consumer-VPN-Abos. Das ist relevant, wenn du auch die Netzwerk-Ebene kaufst, denn ein VPN leitet deinen gesamten Rechner durch einen einzigen geteilten Ausgang – genau das willst du vermeiden, wenn mehrere Postfächer nichts miteinander zu tun haben sollen.

Viele Postfächer betreiben, ohne sie zu verknüpfen

Sie in einen Client zu bekommen und sie unverknüpft zu halten, sind zwei verschiedene Projekte – und das zweite hat nichts mit E-Mail zu tun. Getrennte Browser-Profile für die Web-Logins, ein Fingerprint-Browser, wenn die Accounts nichts miteinander zu tun haben sollen, und eine Netzwerk-Adresse pro Account statt alle hinter der Büroverbindung. Residenzielle Adressen sind der Teil des Proxy-Regals, der gut bestückt ist und den Leute tatsächlich kaufen; grob neun von zehn hier verkauften Proxy-Einheiten sind residenziell.

Auch wissenswert, bevor du dich auf irgendetwas verlässt: Die Liefer- und Format-Felder auf jedem Angebot dieser Seite lesen „sofort“ und „Liste“ – bei allen. Also sagt keins von beiden irgendetwas aus. Wie ein Postfach tatsächlich geliefert wird, steht in der Beschreibung.

Für das größere Setup dazu siehe Verwaltung mehrerer Online-Konten, das den Isolations-Stack in der Reihenfolge behandelt, in der er versagt.