Verschwundene Mails sind meistens kein Fehler, sondern POP3 bei der Arbeit
Zehn Vorschläge zu verschwundenen Mails, und die häufigste Ursache ist keine Störung: POP3 holt Nachrichten ab und löscht sie dabei standardmäßig vom Server. Was die beiden Protokolle unterscheidet und wo es bei GMX, web.de und T-Online konkret klemmt.
Avery Bennett
Zu mails verschwunden gibt es zehn Vorschläge, und die Zusätze heißen wiederherstellen und finden. Bevor Sie danach suchen, lohnt sich eine andere Frage, weil sie die häufigste Ursache trifft: haben Sie das Postfach mit POP3 eingerichtet?
Denn dann ist nichts kaputt. Dann arbeitet das Programm genau so, wie es eingestellt wurde.
Der Unterschied ist, wo die Mail liegt
Mehr steckt nicht dahinter.
IMAP lässt die Nachrichten auf dem Server und zeigt Ihnen eine Ansicht davon. Gelesen, gelöscht, verschoben: alles geht an den Server zurück. Deshalb sehen Rechner und Telefon denselben Stand.
POP3 holt die Nachrichten ab. In der Voreinstellung löscht es sie dabei vom Server. Auf dem Gerät, das sie abgeholt hat, sind sie vorhanden; auf jedem anderen sind sie weg. Wer morgens am Rechner abruft und mittags aufs Telefon schaut, findet ein leeres Postfach und hält das für einen Fehler.
Genau dieses Muster steckt hinter den Vorschlägen zu GMX, web.de, Gmail und Outlook. Es ist selten ein Ausfall des Anbieters.
Was Sie nehmen sollten
Bei mehr als einem Gerät: IMAP. Damit ist die Frage praktisch beantwortet.
POP3 ergibt noch Sinn, wenn ein Postfach mit wenig Speicher regelmäßig geleert werden soll oder wenn Sie Nachrichten bewusst lokal archivieren. Beides sind heute Sonderfälle.
Für den Zweck, ein übernommenes Postfach zu prüfen, ist die Antwort eindeutig IMAP: Sie sehen den Bestand, ohne serverseitig etwas zu verändern, und können die Einrichtung danach wieder entfernen, ohne Spuren im Postfach zu hinterlassen.
Wenn Sie schon POP3 eingerichtet haben
Zwei Dinge, die dabei oft falsch erwartet werden.
Erstens: prüfen Sie in den Kontoeinstellungen, ob die Option zum Belassen der Nachrichten auf dem Server aktiv ist. Ist sie es, ist das Postfach nicht geleert worden, und ein zweites Gerät sieht die Nachrichten weiterhin.
Zweitens: ein Wechsel auf IMAP holt bereits abgeholte Nachrichten nicht zurück auf den Server. Sie liegen im Programm, das sie geholt hat, und müssen von dort per Hand in den IMAP-Ordner verschoben werden. Diese Erwartung ist die zweite große Enttäuschung nach dem Verschwinden selbst.
Woran die Einrichtung scheitert
Auffällig an den deutschen Vorschlägen ist, welche Anbieter genannt werden: GMX, web.de, T-Online, Strato und Exchange. Das sind überwiegend Freemail-Postfächer, und dort ist der Zugang über ein E-Mail-Programm eine Entscheidung des Anbieters, keine Selbstverständlichkeit.
Daraus folgen die vier Punkte, an denen es tatsächlich hängt, und das Protokoll ist nur einer davon:
- Servername und Port. Sie gehören zusammen, und eine falsche Kombination scheitert, bevor überhaupt ein Passwort geprüft wird.
- Die Verschlüsselungseinstellung. Der Port entscheidet, welche erwartet wird. Dieses Feld bleibt am häufigsten auf dem Standardwert stehen.
- Die Art des Passworts. Mehrere Anbieter verlangen ein gesondertes Passwort für E-Mail-Programme statt des Kontopassworts. Bei der Telekom ist das der häufigste Stolperstein überhaupt; der eigene Beitrag zu t-online.de geht darauf im Detail ein.
- Der Client. "Neues Outlook" taucht in den deutschen Vorschlägen eigens auf, und dieselbe Beobachtung ergibt die japanische Suche unabhängig davon. Wenn eine früher funktionierende Anleitung plötzlich nicht mehr greift, ist das einen Blick wert.
Nach Protokollzugang suchen
Von den 4.374 live stehenden E-Mail-Angeboten tragen 1.160 den Tag "IMAP / SMTP". Nun eine Frage, die sich beim Suchen stellt: nach POP3 lässt sich nicht filtern, denn unter den 41 Tags dieses Regals gibt es keinen dafür.
Das ist aber weniger schlimm, als es klingt, und die Zahlen sagen warum. 874 Angebote nennen POP3 im eigenen Text, und 806 davon tragen bereits den IMAP-Tag. Dieser Tag wird in der Praxis als Kennzeichen für Protokollzugang überhaupt verwendet. Übrig bleiben 68 Angebote, also 1,6 Prozent. Erst nach dem Tag filtern, dann im Beschreibungstext nach dem Wort suchen: damit erreichen Sie praktisch alles.
Und zur Zeit: die Lieferung erfolgt überall sofort, die Garantie liegt im Median bei zwölf Stunden, das untere Zehntel jedoch bei rund 29 Minuten. Auf dem Gmail-Regal, dem größten mit 2.258 Angeboten, machen außerdem 39 Prozent überhaupt keine Angabe zum Format. Fragen Sie vor dem Kauf, und verbinden Sie danach sofort ein echtes Programm.
Die aktuellen Angebote stehen unter E-Mail, den Zugang testen Sie mit dem SMTP-Test.
Frequently Asked Questions
Die häufigste Ursache ist keine Störung, sondern POP3 in der Voreinstellung: es holt die Nachrichten ab und löscht sie dabei vom Server. Auf dem Gerät, das abgerufen hat, sind sie da, auf jedem anderen nicht mehr. Prüfen Sie in den Kontoeinstellungen, ob die Option zum Belassen der Nachrichten auf dem Server aktiv ist.
Wo die Nachricht liegt. IMAP lässt sie auf dem Server und zeigt eine Ansicht davon, sodass Gelesen, Gelöscht und Verschoben an den Server zurückgehen und alle Geräte denselben Stand sehen. POP3 holt sie auf ein Gerät und löscht sie standardmäßig serverseitig, womit sie für alle anderen Geräte verschwindet.
Bei mehr als einem Gerät IMAP, damit ist die Frage praktisch beantwortet. POP3 ergibt noch Sinn bei einem Postfach mit wenig Speicher, das regelmäßig geleert werden soll, oder wenn Sie bewusst lokal archivieren. Zum Prüfen eines übernommenen Postfachs ist IMAP eindeutig richtig, weil Sie den Bestand sehen, ohne serverseitig etwas zu verändern.
Nein. Was POP3 bereits abgeholt hat, liegt im Programm, das es geholt hat, und nicht mehr auf dem Server. Ein Wechsel auf IMAP zeigt nur, was serverseitig noch vorhanden ist. Die älteren Nachrichten müssen von Hand aus dem lokalen Ordner in den IMAP-Ordner verschoben werden.
Dann liegt es meist an einem der drei anderen Felder oder am Client. Servername und Port gehören zusammen, die Verschlüsselungseinstellung hängt am Port, und mehrere Anbieter verlangen ein gesondertes Passwort für E-Mail-Programme statt des Kontopassworts. Auffällig ist außerdem, dass "neues Outlook" eigens in den Vorschlägen auftaucht.
Nicht über einen Tag, denn unter den 41 Tags dieses Regals gibt es keinen für POP3. Der Umweg funktioniert aber gut: 874 Angebote nennen POP3 im eigenen Text und 806 davon tragen bereits den Tag "IMAP / SMTP", der praktisch für Protokollzugang überhaupt steht. Es bleiben 68 Angebote, also 1,6 Prozent.
Sofort. Die Lieferung erfolgt im gesamten Katalog unmittelbar, die Garantie liegt im Median bei zwölf Stunden und im unteren Zehntel bei rund 29 Minuten. Auf dem Gmail-Regal machen zudem 39 Prozent der 2.258 Angebote gar keine Angabe zum Format, weshalb sich Nachfragen vor dem Kauf und Testen direkt danach beides lohnt.
Avery Bennett
Social-Media-Berater und Growth Hacker. Spezialisiert auf virale Content-Erstellung und Influencer-Marketing-Strategien für Marken jeder Größe.
